W myśl artykułu 709 (1) kodeksu cywilnego umowa leasingu występuje wówczas, gdy „finansujący zobowiązuje się, w zakresie swojej działalności, nabyć rzecz od określonego zbywcy na warunkach określonych w umowie i oddać ją korzystającemu do użytkowania albo używania i pobierania pożytków przez oznaczony czas, a korzystający zobowiązuje się płacić finansującemu wynagrodzenie pieniężne w uzgodnionych ratach, co najmniej równe cenie nabycia rzeczy przez finansującego”.
Cywilistyczna definicja leasingu nie zawiera przesłanek do klasyfikowania umów jako leasingu finansowego czy operacyjnego. Podział umów funkcjonuje przede wszystkim w regulacjach podatkowych, gdzie kryterium podziału stanowią głównie czynniki: czasu trwania umowy i kwestii dokonywania odpisów amortyzacyjnych.
Przepisy ustawy o rachunkowości nie wskazują wprost na definicję leasingu, a ich klasyfikacja dokonywana jest na podstawie art. 3, ust. 4 ustawy, który mówi że, gdy „ jednostka przyjmuje do używania obce środki trwałe, bądź wartości niematerialne i prawne na mocy umowy, zgodnie z którą strona zwana finansującym oddaje drugiej stronie – korzystającemu środki trwałe do odpłatnego używania lub pobierania pożytków na czas oznaczony, to środki te korzystający zalicza do swoich aktywów trwałych ale tylko wówczas, gdy umowa spełnia jeden z poniższych warunków”:
- Przenosi własność przedmiotu umowy leasingu na korzystającego po zakończeniu okresu jej trwania,
- Zawiera prawo do nabycia przedmiotu leasingu przez korzystającego po zakończeniu okresu, na jaki została zawarta, za cenę niższą od wartości rynkowej z dnia nabycia,
- Okres, na jaki została zawarta, odpowiada okresowi ekonomicznej użyteczności środka trwałego, i nie jest krótszy niż ¾ tego okresu. Prawo własności środka trwałego po zakończeniu umowy może zostać przeniesione na korzystającego,
- Suma zdyskontowanych opłat, ustalonych na dzień zawarcia umowy przekracza 90 % wartości rynkowej środka trwałego na ten dzień. Do sumy opłat zalicza się wartość końcową, natomiast nie zalicza się dodatkowych świadczeń, podatków, ubezpieczenia, jeżeli są niezależne od opłat za używanie,
- Zawiera przyrzeczenie finansującego do zawarcia kolejnej umowy lub przedłużenie dotychczasowej umowy na warunkach korzystniejszych niż w umowie pierwotnej,
- Przewiduje możliwość jej wypowiedzenia z zastrzeżeniem, że wszelkie powstałe z tego tytułu koszty i straty poniesione przez finansującego są pokrywane przez korzystającego,
- Przedmiot umowy został dostosowany do indywidualnych potrzeb korzystającego, może być użytkowany wyłącznie przez niego bez wprowadzania istotnych zmian.
Spełnienie jednego ze wskazanych warunków powoduje, że środki trwałe i wartości zaliczane są do aktywów trwałych korzystającego i mamy do czynienia z leasingiem finansowym w rozumieniu ustawy o rachunkowości.
Ustawa o rachunkowości przewiduje możliwość zwolnienia korzystającego z prezentacji danego środka trwałego w swoich aktywach pomimo spełnienia przesłanek do tej prezentacji opisanych w ustawie, jeśli roczne sprawozdanie korzystającego nie podlega obowiązkowi badania i ogłoszenia. Korzystający może wówczas dokonywać klasyfikacji umowy według zasad określonych w ustawach podatkowych.
Pomocą przy księgowym ujęciu leasingu finansowego oraz leasingu operacyjnego, najmu i dzierżawy są wyjaśnienia zawarte w Krajowym standardzie rachunkowości nr 5 „ Leasing, najem i dzierżawa” (KSR nr 5).
Od dnia 1 stycznia 2013 r. stosuje się znowelizowane zasady, wprowadzone ustawą o deregulacji, polegające na pewnym uproszczeniu dla stron umowy leasingu oraz rozszerzeniu zakresu przedmiotowego umów leasingu:
- skrócenie minimalnego czasu trwania umowy leasingu operacyjnego ( z punktu widzenia ustaw podatkowych) nieruchomości z 10 lat do 5 lat,
- wprowadzenie możliwości obejmowania umowami leasingu prawa wieczystego użytkowania gruntów,
- uwzględnienie możliwości zmiany stron umowy leasingu w trakcie trwania podstawowego okresu umowy leasingu,
- wycena w wartości rynkowej przedmiotu ponownie zawieranej umowy leasingu.
